Personregistret i Sportadmin ska rensas en gång om året för att ta bort spelare, ledare och medlemmar som inte är aktiva längre. Rydsgårds AIF betraktar en medlem som icke aktiv efter 3 år utan koppling till någon grupp i föreningen. Som grupp räknas lag, ledare, anställd, råd, styrelse, stödmedlem samt hedersmedlem.
I Sportadmin under “Personregister” i vänstermenyn och “Avancerad sökning” i toppmenyn finns det ett filter för att enkelt filtrera fram och ta bort gamla medlemmar. Filtret heter “Ta bort gamla medlemmar med fullständigt personnummer”. Här väljs ”kopplad senast 3 år tillbaka”.
Filtret söker fram de personer med fullständigt personnummer, som inte har en obetald faktura samt ej har en familjekoppling. I resultatet syns bland annat information om när personerna skapades, när de senast låg i en period, förnamn, efternamn, personnummer och status.
Utifrån detta urval kryssas personer i och väljer att ta bort dessa från systemet. När vi klickar på ”Ta bort personer” kommer systemet till en landningssida för att bekräfta borttagning av personer.
Vid borttagning av en person ur personregistret raderas följande ur systemet:
- Kopplingar till grupper i aktiva perioder - Kontaktuppgifter
- Egenskaper
- Licenshantering
- Familjekopplingar
Följande information sparas:
- Information om närvaro kopplat till LOK-stöd - Fakturor kopplade till personen
- Utskick till/från personen
- All statistik
Denna rutin göres varje år i SportAdmin efter det att tiden för att betala träningsavgift och eller medlemsavgift har passerat i februari månad.
